טיפים לניהול זמן

אני שומעת הרבה מהלקוחות שלי שהם מתקשים לנהל את הזמן שלהם, זה דבר הגיוני ומובן מכיוון שלהיות הבוס של עצמך אינו דבר קל בכלל. למענכם, הכנתי מספר טיפים מועילים שיעזרו לכם לסמן וי ברשימת המשימות היומית:

טיפים לניהול זמן:

1. קחו אחריות על הזמן שלכם:

אתם המנהלים של עצמכם ושל זמנכם. אין לכם "בוס" שיגיד לכם מה לעשות ומתי, אתם הבוס של עצמכם.

2. החליטו מתי יום העבודה מתחיל ומתי מסתיים:

תוכלו לתכנן את שבוע העבודה כך שמסגרת השעות תשתנה בהתאם לימי השבוע. למשל ביום שלישי עובדים חצי יום, או למשל בראשון לא עובדים בכלל אבל בשישי כן

.

3. הקצו הפסקה: 

הקצו הפסקות לארוחות, לא תאמינו כמה הן חשובות. רצוי לא יותר מחצי שעה לכל הפסקה.

4. הקצו זמן לתגובות למיילים/ פייסבוק:

זה אמנם נשמע טריוויאלי, לענות למיילים, לשלוח הצעות מחיר, להתייחס לתגובות בפייסבוק, אך ברגע שתקצו לכך זמן ייעודי תראו כמה הדבר ייראה אחרת והרבה יותר רציני.

5. הכינו טבלת שעות פעילות:

רצוי להכין טבלת שעות פעילות שבועית ולתלות אותה במקום בולט עד שתיהפך לחלק "מהחיים".

6. הימנעו מניהול שיחות אישיות במהלך שעות העבודה.

7. ערכו "שיחה" עם בני המשפחה והציגו חשיבות ההתמקדות שלכם בשעות העבודה.

8. סדר במשימות:

אל תקפצו ממשימה למשימה כמו "פינג פונג", השתדלו לסיים משימה לפני המעבר למשימה הבאה.

9. תעדוף:

תנו עדיפות למשימות חשובות.

10. עימדו בלו"ז שהקצבתם לעצמכן:

אל "תיכנעו" ללקוח המפעיל לחץ למרות שעל פי לוח הזמנים שהגדרתם עימו, אין סיבה ללחץ. במידה ויש צורך, הזכירו לו את המחויבות שלכם כפי שבאה לידי ביטוי בהזמנת העבודה.

בהצלחה! 

לשאלות נוספות, אתם מוזמנים להצטרף לעמוד הפייסבוק שלי

חנה שמשי, יועצת ומלווה עסקים קטנים

אפשר לסמוך עלי!

אפשר לסמוך עלי! תחושה זו שאנו נותנים ללקוח, מסייעת לשימור הקשר עימו לטווח הארוך. דרישה זו אינה טריוויאלית כלל ובמקרים רבים בעלי עסקים אינם נותנים ללקוחותיהם תחושה זו באופן מלא. להלן שמונה דרכים שבאמצעותן אתם, כבעלי העסקים הקטנים, תוכלו להוכיח ללקוחות שלכם שניתן לסמוך עליכם:

1. העסק שלי כאן לתמיד:אני נמצאת כאן תמיד, בונה את הקשר עם הלקוחות לטווח הארוך.
אני עומדת מאחורי ההבטחה של המוצר/ השירות שאני מוכרת ולכן מצפה שלקוחות יחזרו אלי ואף ימליצו לאחרים.
אין הבטחות ללא כיסוי, אין טריקים ואין עיגולי פינות.

2. מתן פתרון ומענה לבעיות:אני כאן גם כשיש בעיה. אני לוקחת אחריות ואיני מתנערת ומכחישה.
אני לומדת ומבינה את הבעיה ודואגת לפתור אותה ולידע את הלקוח על המהלכים שנקטתי. אם יש צורך, אפצה את הלקוח. 

3. הקפדה על לוחות זמנים:אם אמרתי שאעביר הצעת מחיר בעוד יומיים, אני דואגת להעביר אותה בדיוק בעוד יומיים.
אם אמרתי שאגיע ביום ראשון ה- 15 בפברואר בשעה 10:00, אתייצב בדיוק ב 10:00 ביום שנקבע.
אם אני עומדת לאחר לפגישה בשל פקקים, אצלצל ואומר שאני מאחרת, גם אם מדובר ב 5 דקות. 

4. מתן מידע נוסף, מעבר למובן מאליו:אני חושפת מידע שאין סיכוי שהלקוח יודע עליו, מתוך מחשבה שהמידע יועיל לו. למשל אני יוזמת פנייה ללקוח קיים ומציעה לו מחיר נמוך יותר עבור שירות אותו הוא רוכש, כשאני יוצאת במבצע ומעוניינת שכלקוח ותיק הוא ייהנה ממנו.
בהזדמנות זו אני יכולה בהחלט לשדרג את הלקוח לשירות ברמה גבוהה יותר או להוסיף לו שירותים המתאימים לו וכך להגדיל בסופו של דבר את ההכנסה מהלקוח. 

5. הצגת מידע מאוזן:אני מדברת גם על הצדדים השליליים. למשל התאמתי דיאטה להורדת כולסטרול והיא עלולה להעלות את רמת הסוכר וחשוב שהמטופל ידע זאת, או רצפת הפרקט מסוג למינציה היא דיל מצוין של עלות ואסתטיקה, אך תוחלת החיים שלה מוגבלת. 

6. התאמת המוצר ללקוח והימנעות מ"דחיפת" מוצרים:אני לא ממליצה ללקוחה להגיע מידי חודש לטיפול פנים, אם די לה בטיפול רבעוני.
לא אמליץ על רכישת חדש, אם ניתן לתקן את הישן ופער המחירים בין שתי החלופות משמעותי. 

7. עמידה במסגרת תקציב:לא אסתפק בכך שהלקוח אמור לדעת מה התקציב עליו סוכם.
אני לוקחת אחריות על התקציב ואביא לידיעתו הערכה לאפשרות חריגה ממנו.
יחד נקבל החלטה משותפת האם לבצע פעולות נוספות הכרוכות בהוצאות נוספות שמשמעותן חריגה מתקציב.

8. זמינות גבוהה:
כשלקוחות זקוקים לי אני נמצאת וזמינה בטלפון, בעסק ובמייל ודואגת להגיב לפניות תוך זמן קצר.

בהצלחה!

חנה שמשי, יועצת ומלווה עסקים קטנים

הצטרפו לעמוד הפייסבוק שלי

ניהול שנת 2014 לפי יעדים

חודש נובמבר מהווה מדי שנה הזדמנות מצוינת להתחיל לתכנן את השנה הבאה. גם אם החמצתם את השנה כולה, ניתן לתכנן חציון או רבעון. אני ממליצה ומיישמת בעסקים רבים את מכניזם הניהול לפי יעדים. אימוצו מסייע באופן ממשי לשיפור ההישגים של העסק. להלן 7 הצעדים שבאמצעותם תוכלו ליישם תכנון חשוב זה:

צעד מס. 1:
הכינו טבלה ובה טור לכל חודש וכן טורי סה"כ וממוצע. הכניסו לטבלה את נתוני המכירות / הכנסות של כל אחד מחודשי הפעילות בשנת 2013 ורצוי אף את אלו של שנת 2012. בנוסף הקצו שורות לשנת 2014: שורת יעדים לכל חודש, שורת הכנסות/מכירות בפועל, שורה האמורה להציג את אחוזי הגידול בשנת 2014 לעומת שנה קודמת וכן שורה המציגה את היקף העמידה ביעדים. בנוסף הכינו שורות נוספות אשר יתארו (בהמשך) את הפעולות העסקיות השונות המתוכננות לכל אחד מהחודשים.

צעד מס. 2:
גבשו את מטרות 2014. לאן העסק יכול ורוצה להגיע בהיבט ההכנסות שלו. שאלו עצמכם האם אתם יכולים לגדול ובכמה? האם תסתפקו בשימור הקיים? על המטרות להיות ראליות אך מאתגרות ולהיות מוצגות במונחים כמותיים מדויקים.

צעד מס. 3:
גבשו את תקציב הפעילות לשנת 2014. התקציב אמור להיגזר מרמת המטרה שהצבתם. אם מדובר בתקציב שיווק, מקובל להקצות כ 3-5% מרמת המכירות הצפויה / רצויה.

צעד מס. 4:
גבשו רשימת מהלכים שיווקיים וארגוניים אותם בכוונתכם להוציא לפועל בשנה הבאה. על הרשימה להיות כמה שיותר קונקרטית ומדויקת לדוגמא: שיפור אתר, קמפיין בגוגל אדוורדס, גיוס איש מכירות עצמאי לאזור המרכז, שיווק ישיר לקהל יעד X, ניוזלטר רבעוני, אירוע ללקוחות הפעילים, הרחבת הפצה ל 5 חנויות נוספות, מעבר משרדים, וכדומה. ודאו שביצוען מתאפשר במסגרת התקציב שגיבשתם.

צעד מס. 5: 
עתה שבצו את המהלכים והפעילויות השונות על פני חודשי השנה. יש לפרוס את המהלכים בצורה מושכלת על פני חודשי השנה, תוך התחשבות בעונתיות.

צעד מס. 6: 
את יעד ההכנסות השנתי תרגמו ליעדים חודשיים הנגזרים ישירות מהיקף ואופי הפעילויות המתוכננות.

צעד מס. 7:
התחילו לעקוב אחר מימוש היעדים. בדקו מה עובד ומה לא והחילו שינויים במידת הצורך. דאגו לנהל את היעדים שלכם לפחות אחת לחודש, בסופו של החודש. כשלנגד עיניכם יעדים אותם על העסק להשיג ותוכניות פעולה קונקרטיות, הנבחנות תוך כדי תנועה, טובים הסיכויים שבשנה הבאה שורת ההכנסות תגדל.

בהצלחה!

חנה שמשי - יועצת ומלווה עסקים קטנים

הצטרפו לעמוד הפייסבוק

בקרו באתר שלי

אפשר לסמוך עלי

אפשר לסמוך עלי- זו התחושה שעלי כבעלת עסק לתת ללקוחות שלי

אפשר לסמוך עלי! תחושה זו שאנו נותנים ללקוח, מסייעת לשימור הקשר עימו לטווח הארוך. דרישה זו אינה טריוויאלית כלל ועיקר, ובמקרים רבים בעלי עסקים אינם נותנים ללקוחותיהם תחושה זו באופן מלא. להלן שמונה דרכים שבאמצעותן אתם, כבעלי העסקים הקטנים, תוכלו להוכיח ללקוחות שלכם שניתן לסמוך עליכם.

• העסק שלי כאן לתמיד:
אני נמצאת כאן לתמיד, בונה את הקשר עם הלקוחות לטווח הארוך. אני עומדת מאחורי ההבטחה של המוצר/ השירות שאני מוכרת ולכן מצפה שלקוחות יחזרו אלי ואף ימליצו לאחרים. אין הבטחות ללא כיסוי, אין טריקים ואין עיגולי פינות.
• מתן פתרון ומענה לבעיות:
אני כאן גם כשיש בעיה. אני לוקחת אחריות ואיני מתנערת ומכחישה. אני לומדת ומבינה את הבעיה ודואגת לפתור אותה ולידע את הלקוח על המהלכים שנקטתי. אם יש צורך, אפצה את הלקוח.
• הקפדה על לוחות זמנים:
אם אמרתי שאעביר הצעת מחיר בעוד יומיים, אני דואגת להעביר אותה בדיוק בעוד יומיים, אם אמרתי שאגיע ביום ראשון ה 15 בפברואר בשעה 10:00, אתייצב בדיוק ב 10:00 ביום שנקבע. אם אני עומדת לאחר לפגישה בשל פקקים, אצלצל ואומר שאני מאחרת, גם אם מדובר ב 5 דקות.
• מתן מידע נוסף, מעבר למובן מאליו:
אני חושפת מידע שאין סיכוי שהלקוח יודע עליו, מתוך מחשבה שהמידע יועיל לו. למשל אני יוזמת פנייה ללקוח קיים ומציעה לו מחיר נמוך יותר עבור שירות אותו הוא רוכש, כשאני יוצאת במבצע ומעוניינת שכלקוח ותיק הוא ייהנה ממנו. בהזדמנות זו אני יכולה בהחלט לשדרג את הלקוח לשירות ברמה גבוהה יותר או להוסיף לו שירותים המתאימים לו וכך להגדיל בסופו של דבר את ההכנסה מהלקוח.
• הצגת מידע מאוזן:
אני מדברת גם על הצדדים השליליים. למשל התאמתי דיאטה להורדת כולסטרול והיא עלולה להעלות את רמת הסוכר וחשוב שהמטופל ידע זאת, או רצפת הפרקט מסוג למינציה היא דיל מצוין של עלות ואסתטיקה, אך תוחלת החיים שלה מוגבלת.
• התאמת המוצר ללקוח והימנעות מ"דחיפת" מוצרים:
אני לא ממליצה ללקוחה להגיע מידי חודש לטיפול פנים, אם די לה בטיפול רבעוני. לא אמליץ על רכישת חדש, אם ניתן לתקן את הישן ופער המחירים בין שתי החלופות משמעותי.
• עמידה במסגרת תקציב:
לא אסתפק בכך שהלקוח אמור לדעת מה התקציב עליו סוכם. אני לוקחת אחריות על התקציב ואביא לידיעתו הערכה לאפשרות חריגה ממנו. יחד נקבל החלטה משותפת האם לבצע פעולות נוספות הכרוכות בהוצאות נוספות שמשמעותן חריגה מתקציב.
• זמינות גבוהה:
כשלקוחות זקוקים לי אני נמצאת וזמינה בטלפון, בעסק ובמייל ודואגת להגיב לפניות תוך זמן קצר.

הכתבה הוכנה על ידי חנה שמשי יועצת ומלווה עסקים קטנים. לאחר 18 שנים בתפקידי ניהול בכירים / סמנכ"ל בחברות ישראליות ובינלאומיות מובילות, מיישמת בהצלחה מזה כ 7 שנים את הידע והניסיון של הבינלאומיים והגדולים בעסקים קטנים. www.patentmarketing.biz